In dit Privacy Statement informeren wij jou op een heldere en transparante wijze over de manier waarop Swiss Sense persoonsgegevens verwerkt. Uiteraard worden deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt Swiss Sense zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Wij maken onderscheid tussen het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers. Onder medewerker verstaan wij werknemers met een arbeidsovereenkomst, uitzendkrachten, gedetacheerden, personen die in het kader van een opdracht arbeid verrichten, oud-medewerkers en stagiaires.

Dit betekent dat wij:
● duidelijk – via deze privacyverklaring - vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
● onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor die doeleinden;
● jouw persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van onze doelstellingen en jouw toestemming vragen in gevallen waarin deze toestemming vereist is;
● passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
● jouw recht respecteren om je persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Verwerkingsverantwoordelijke
Swiss Sense België B.V.
Steenweg op Gierle 208
2300 Turnhout
België
Ondernemersnummer: 827.008.637
De Privacy Officer van Swiss Sense is bereikbaar via privacy@swisssense.com.

1. Sollicitanten
Welke gegevens verwerken wij?
Wij hebben bepaalde gegevens van je nodig om je sollicitatie in behandeling te nemen en registreren graag alle informatie die je ons geeft in verband met je sollicitatie. Want hoe meer details en informatie, hoe beter wij kunnen beoordelen of jij bij de vacature en onze organisatie past!

Persoonsgegevens (NAW, geslacht, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer)
Om bij Swiss Sense te solliciteren geef je een aantal persoonsgegevens op, zoals: naam, adres, geslacht, geboortedatum, e-mail en telefoonnummer. Naast het feit dat wij persoonlijk contact gewoon enorm belangrijk vinden, hebben we natuurlijk je contactgegevens nodig om je sollicitatie te kunnen beantwoorden en/of om je uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek.

CV, motivatiebrief en kernkwaliteiten
Verder vragen we jou om je cv en motivatiebrief te uploaden. Op basis van deze informatie zal onze afdeling Recruitment een (eerste) beoordeling uitvoeren om te bepalen of wij een match zien.

Een foto (vrijblijvend, niet verplicht!)
We bieden je de mogelijkheid om een foto te uploaden, omdat we graag zien met wie we contact hebben en we zo direct een beter totaalbeeld hebben van jou als persoon. Omdat een foto een speciaal persoonsgegeven is, mogen we die in het kader van de AVG-wetgeving niet zomaar van jou vragen.
Je bent dus niet verplicht om je foto met ons te delen, maar als jij er open voor staat, dan ontvangen wij deze graag.

Wat we niet van je zullen vragen
Wij vragen geen gevoelige informatie die wij niet mogen vragen aan onze sollicitanten. Hieronder vallen persoonsgegevens betreffende iemands ras, godsdienst of levensovertuiging, etnische afkomst, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele geaardheid of lidmaatschap bij een vakbond.

Waarvoor verwerken wij jouw gegevens (doel)?
Wanneer jij bij ons solliciteert hebben wij een aantal gegevens van jou nodig, waaronder jouw cv, naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer. De doelen van de verwerking van deze persoonsgegevens zijn:
● Uitvoeren van het sollicitatie- en selectieproces;
● Aangaan van een arbeids- of stageovereenkomst;
● Interne analyses uitvoeren voor procesverbetering, je gegevens worden hiervoor geanonimiseerd.

Vastleggen van gegevens
De persoonsgegevens worden vastgelegd op basis van jouw opgave en op basis van wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang van Swiss Sense. We leggen deze gegevens vast zodat we de hierboven beschreven doelen kunnen realiseren. In de tekst hieronder is aangegeven welke persoonsgegevens wij van onze sollicitanten vragen en voor welke doeleinden deze worden gebruikt/verwerkt. De in de tabel vermelde bewaartermijnen zijn niet van toepassing voor jou als sollicitant. Indien er gegevens worden verzameld waarvoor jij toestemming hebt gegeven, kan jij deze toestemming te allen tijde intrekken.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de selectieprocedure. Wanneer wij geen arbeids- of stageovereenkomst met jou aangaan, worden de gegevens uiterlijk vier weken na de selectieprocedure vernietigd. Het kan zijn dat wij graag jouw gegevens willen bewaren voor een toekomstige vacature. In dit geval vragen wij jou hiervoor altijd toestemming . Geef jij hiervoor toestemming, dan worden jouw gegevens maximaal één jaar bewaard.

2. Medewerkers
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de functie verwerken wij de volgende gegevens van jou:
● NAW- gegevens
● Geboortedatum
● Nationaliteit
● Geslacht
● BSN
● Telefoonnummer
● E-mailadres (zowel zakelijk als privé)
● Burgerlijke staat
● Kopie ID-bewijs
● Kopie rijbewijs
● Code-95
● Cv – diploma’s
● Onderbouwing werkverleden
● Contactgegevens in geval van nood
● Personeelsnummer
● Personeelsdossier
● Beoordeling(en)
● Financiële gegevens
● Verlof
● Verzuim
● Contracten
● Overig beeld-/geluidsmateriaal (Interne communicatie platform, opnames t.b.v. training, opnames van klantcontact).

Waarvoor verwerken wij jouw gegevens?
Heb jij een arbeids- of een stageovereenkomst bij Swiss Sense, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:
● uitvoering van de arbeids- of stageovereenkomst;
● verwerking van jouw salaris;
● voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals afdracht (loon)heffingen, BHV, accountantscontrole)
● in verband met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (zoals verlof/ functioneren);
● registreren en begeleiden van ziekte en verzuim;
● onderhouden van contacten met jou;
● uitvoering geven aan overig beleid, zoals het attentiebeleid;
● lidmaatschap van de Personeelsvereniging;
● begeleiden, trainen en coachen;
● verbeteren van de werkomgeving, waaronder het afnemen van een enquête.

Vastleggen gegevens
De persoonsgegevens worden vastgelegd op basis van jouw opgave en op basis van uitvoering van de arbeidsovereenkomst, wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang van Swiss Sense. We leggen deze gegevens vast zodat we de hierboven beschreven doelen kunnen realiseren.

Bewaartermijn
Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn voor bijvoorbeeld:
● het uitoefenen van wettelijke taken;
● het naleven van wettelijke verplichtingen;
● het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
● de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Bij het bewaren van je gegevens worden de wettelijke minimale bewaartermijnen van de Belastingdienst en aanbevolen maximale bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gerespecteerd.

3. Algemeen
Wat zijn de grondslagen?
De belangrijkste grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door Swiss Sense is de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast heeft Swiss Sense ook bepaalde wettelijke verplichtingen ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Een enkele verwerking is gebaseerd op de grondslag toestemming. Als gegevens verwerkt worden op basis van de grondslag toestemming heb je te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Je kunt je toestemming intrekken door contact op te nemen met de afdeling HR via het e-mailadres: hr@swisssense.nl. 

Verstrekking van persoonlijke gegevens; mogelijke gevolgen van niet-verstrekking
Wij wijzen erop dat het verstrekken van persoonsgegevens deels wettelijk verplicht is (bijv. vanwege belastingregels) of ook kan voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst. Om een overeenkomst af te sluiten kan het soms nodig zijn dat jij jouw persoonsgegevens aan ons verstrekt, die wij vervolgens moeten verwerken. Je bent bijvoorbeeld verplicht om ons persoonsgegevens te verstrekken wanneer je een arbeidsovereenkomst met Swiss Sense sluit. Het niet verstrekken van persoonlijke gegevens zou in dit geval betekenen dat wij geen arbeidsovereenkomst met jou kunnen sluiten.

Wat zijn jouw rechten?
Als eigenaar van je persoonsgegevens (betrokkene) heb je volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Als je gebruik wil maken van deze rechten kan je een verzoek sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Swiss Sense, via het e-mailadres: privacy@swisssense.com.
Als je een verzoek doet, dan kan de FG je vragen om je te identificeren om er zeker van te zijn dat alleen jij toegang hebt tot je eigen persoonsgegevens.
Jouw rechten zijn:
1. recht op inzage: je kunt een verzoek aan de FG richten om een overzicht en/of inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
2. recht op correctie en aanvulling: indien er aantoonbare fouten staan in je persoonsgegevens of ze zijn onvolledig, kun je vragen om correctie of aanvulling van de gegevens.
3. recht om 'vergeten te worden': je kunt verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen uit de bestanden van Swiss Sense. Hieraan zitten wel beperkingen (bijvoorbeeld op basis van de Wet op de loonbelasting).
4. recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens: in bepaalde gevallen kun je Swiss Sense verzoeken om tijdelijk te stoppen met de verwerking van jouw persoonsgegevens.
5. recht op overdraagbaarheid van je gegevens: je kunt in bepaalde gevallen een verzoek doen om je persoonsgegevens over te dragen aan een door jou aangegeven instantie. Het gaat hierbij alleen om gevallen waarin Swiss Sense jouw gegevens verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van jouw expliciete toestemming.
6. recht op verzet/bezwaar tegen verwerking van je persoonsgegevens: je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Bij het uitvoeren van de arbeidsrelatie maakt Swiss Sense geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Enkel wanneer je chauffeur bent bij logistiek, maken wij gebruik van profilering. In de vrachtwagen zit een volgsysteem waarmee jouw rijstijl wordt beoordeeld.

Verstrekken van persoonsgegevens aan andere bedrijven en organisaties
Voor de verwerking van persoonsgegevens kan Swiss Sense gebruik maken van (ICT-)dienstverleners. Swiss Sense maakt bijvoorbeeld gebruik van een recruitmentsysteem ter ondersteuning van haar sollicitatieproces en een systeem voor de registratie van de gewerkte uren. Ook maken wij gebruik van een applicatie voor het verstrekken van (persoonlijke) informatie, zoals bijv. het geven van inzage in een bonus. Deze dienstverleners verwerken jouw persoonsgegevens in onze opdracht. We sluiten met deze dienstverleners strenge contracten af waarin precies staat welke gegevens gedeeld worden en waarom dat nodig is. Swiss Sense eist daarbij garanties dat de verstrekte gegevens uitsluitend voor het omschreven doel gebruikt worden en zekerheid over de manier waarop de dienstverlener de gegevens beschermt en na gebruik vernietigt. Ook verstrekt Swiss Sense persoonsgegevens aan andere organisaties omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de Belastingdienst of de accountant voor controle van uitbetaalde salarissen).

Beveiliging van persoonsgegevens
Swiss Sense draagt - samen met eventuele verwerkers - zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van jouw persoonsgegevens. Zo zorgt Swiss Sense ervoor dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar vanuit hun functie of taak toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en op grond van een wettelijke grondslag.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Swiss Sense behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Indien er door nieuwe wet- of regelgeving een wijziging van onze privacy policy nodig mocht zijn, dan vind je op onze website altijd de meest recente informatie.

Vragen, opmerkingen of klachten
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, verzoeken we hierover met ons contact op te nemen. Dat kan via e-mail bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming: privacy@swisssense.com. Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder voor de verwerking van persoonsgegevens.